Alguien trabaja en departamentos de administración de empresas? Cuantas personas componen los diferentes departamentos administrativos de donde trabajáis y que funciones tienen?
Contabilidad
Financiero
RRHH
Administración
Etc..
Estoy en una empresa algo quemado con la situación y necesito que me ayudéis a ver si esto es normal. Expondré lo que somos así a ver si lo veis normal pero me gustaría leer experiencias.
según el número de currelas y lo grande de la empresa:
Yo pasé de una empresa con departamentos de 3-4 personas a uno con unas 15 personas por departamento y de momento prefiero lo segundo (Principalmente porque lo primero implicaba cargas de trabajo importantes y cooperación limitada ya que cada uno hacíamos más o menos lo suyo, ahora entre 15 personas se distribuye más el trabajo y se hace necesario cooperar)
Supongo que esto también va con la cultura de las empresas, hay empresas que ven fácilmente que con 3 personas un departamento está saturado de trabajo y miran a otro lado porque las cuentas salen mes tras mes.
#4 Pues a ver, ahora que tengo un hueco por la tardecita voy a desarrollar. Resulta que estoy un poco incomodo en mi trabajo por más que comente las cosas no parece que vayan a mejorar sino, tal vez, empeorar, pero claro, el trabajo esta muy jodido y a ver quien encuentra otra cosa.
Pregunto lo que pregunto porque en mi empresa, que no es precisamente pequeña, pues somos exactamente 3 personas en administración, lo cual me parece una puta aberración y una tomadura de pelo. Peeeero, como los directores tienen puntualmente sus informes de mierda para medirse las pollas, pues no está siendo una tarea a tener en cuenta, y además, la persona que debe alertarlo parece que lo alerta con cierto miedo y esquiva en lugar de ir de frente con los problemas que se pueden venir cuando alguien pete, y más en la sitiuación actual que tenemos de pagos y liquidez donde se está viendo que no se puede llegar a todo.
Me gustaria detallar las funciones de cada persona para ver si lo veis normal y aconsejarme.
En primer lugar esta un auxiliar administrativo cuya función principal es entrar en portales de facturas, leer el correo a diario y recopilar todas las facturas en PDF y cambiarles el nombrecito para poder dejarlas en una carpeta para contabilidad. Esa sin duda es su función principal, pero además de esto, también se encarga de entregar talones para cajas chicas, escanear las facturas de estas cajas chicas y dejarlo todo en PDF también para contabilidad. Además de esto se encarga de facturar las ventas que tengamos (que no son muchas porque los ingresos vienen por recaudaciones, pero factura lo que tenga que facturar vamos).
Estas son las tareas principales de este primer auxiliar administrativo. Tras esto habria un contable cuyas funciones ya empiezan a dispararse un poco: contabilizar todas y cada una de las facturas que recopila el otro compañero. Hablamos nada mas y nada menos que de 7 empresas y un volumen de operaciones cercano a los 40 millones de euros. A estos dos compañeros se les exige mensualmente un informe del mes anterior con todos los gastos e ingresos para calcular el EBIDTA de cada una de las actividades de las empresas. Este informe, para que os hagais una idea, cayo este mes de marzo (con dos festivos de por medio) para el dia 8. Es decir, que tiene que estar todo abril metido en contabilidad para esa fecha y ademas montado en un informe bonito junto con un tercer compañero que hablare más tarde.
El contable, a parte de contabilizar absolutamente todas las facturas como bien saben, tiene que conciliar todos los bancos. Hablamos de 7 sociedades y no una cuenta en un banco cada una, sino que todos los bancos españoles que se os ocurran tienen cuenta corriente y poliza con cada una de las sociedades. A parte de eso, operaciones de confirming, prestamos y todo los desgloses que esto conlleva. Leasing de vehiculos, operaciones intragrupo, intereses, remesas, periodificaciones, todo lo que os podeis imaginar del apartado contable de empresas de gran tamaño que ademas estan auditadas y en los primeros 6 meses del año los auditores te estan pidiendo documentación.
Luego hay una compañera que lleva más años que el jefe en la empresa, que está a punto de jubilarse y que llaman "la de pagos". Su labor es resoplar y quejarse todo el puto dia, hacer mas horas de las de una jornada laboral para quizas justificar su presencia cuando en realidad no hace absolutamente nada y no sabe ni hacer un pool bancario o un confirming con un banco que no sea el habitual que utiliza. Los otros dos compañeros anterioes le preparan los pagos masticaditos y ella solo tiene que ponerlos en el banco, nada de plantearlos ni ver que toca ni nada. Le llega todo en bandeja de plata para darle al boton que toque y ya. A esta ni la cuento.
El tercer compañero es el jefe de administración / Financiero, que es con el que el contable monta los informes antes mencionados y que ademas su labor esta muy enfocada a tema bancario, traspasos, pool, controlar tesoreria e ir moviendo dinero de una cuenta a otra de las 45 millones de cuenta que tiene la empresa para que el contable tenga mas movimientos que contabilizar. Es un gran trabajador y un gran usuario de Excel, hace informes paralelos que le pide el jefe, ve debilidades, contesta correos y gestiona pues todo el departamento a su manera.
No hay nadie especializado en cobros, por ejemplo, Lo gestiona si toca el auxiliar porque la de pagos tiene bastante tocandose el chirri.
Yo soy el contable (con labores de gestión y coordinando otras areas para que todo vaya bien la verdad) y si la última semana de cada mes más la primera y media estamos enfocados en el dichoso informe, imaginate lo que queda para hacer el resto de cosas. Conciliar todo, preparar pagos, contestar correos, gestionar cosas, confirming y todo lo hablado.
¿Creeis que esto es normal? Porque estoy un poco hasta los cojones la verdad. No me parece ni medio normal. Además tenemos un ERP que estamos usando como programa contable y no como ERP. Es decir, nada de lo que hagan desde compras se vuelca al ERP, nada de lo que hagan desde pagos se vuelca al ERP ni se concilia, nada que hagan desde comisiones a acreedores o recaudaciones / ventas se vuelca al ERP. Estamos usando un ERP absurdamente como un programa contable normal todo a mano sin automatizar absolutamente nada.
Creo que tengo motivos para estar hasta los cojones, pero es que el jefe es especialito y parece que no valora nada de lo que hay en administración porque solo ve un informe donde aparentemente va bien su negocio.
Dato importante en la estructura es el tema de los directores, son 3 directores porque son 3 las actividades aunque las empresas sean las que dije. Y cada uno esta constantemente tirando para su casa y barriendo para ella, intentando reducir costes al maximo para llegar al EBITDA marcado por el Dios griego y super poderoso del jefe. Imaginaos entonces, la de presiones que tienen y que luego repercute en todo lo demas. Ojala uno solo velando por el bien de toda la institución.
#7 vale, de primeras veo dos problemas
#8 Y quien contabilizaria ahi en esa estructuras y que funciones tienen facturación y compras?
Laboral hay dos personas en RRHH. Casi que son más que administración para todo lo que hay en administración.
De personal vais bien, teniendo en cuenta que para la mayoría de los empresarios la "administración es un coste" y sólo se valora el departamento comercial que es el que trae los ingresos. Imagino que RRHH lo lleva una asesoría externa, y que habrá alguien que haga de logística y/o back office para los comerciales.
Lo que yo haría es, alimentar el ERP para agilizar la contabilización de facturas y por otro formar al auxiliar para que haga las funciones de "junior accountant", ya que es quien podría estar metiendo las facturas al ERP y contabilizando la mayoría de apuntes, dejando al "senior", que serias tu, las funciones de conciliación bancaria, chequeo de cuentas y saldos, declaraciones de impuestos, etc...
La realidad es que el contable es quien se suele comer la mayor parte de trabajo en este tipo de empresas, mi consejo es que si no puedes pasarle esas tareas la junior/auxiliar, vayas buscando un puesto en otro sitio o bien trabajar en una multinacional.
#1 Comparar empresas no tiene sentido, la realidad de una puede ser muy diferente a otra. Un volumen de operaciones de 40 millones de euros puede equivaler a 2 facturas emitidas mensuales o a 500... xD. Un grupo de 7 empresas pueden tener mucho más trabajo para un contable que un grupo de 40 empresas. ¿Cuántos asientos contables haces al mes a grosso modo? ¿Cuántos movimientos bancarios tenéis al día? ¿Trabajadores? ¿Impuestos los hacéis vosotros? ¿Requerimientos de hacienda?
Lo que si me parece desproporcionado es los cierres mensuales a día 8, intentaría negociar esto. Yo trabajo de director financiero en un grupo y le pido al departamento financiero que los cierres el día 15.
El ebidta y demás ratios con los cierres mensuales los tienes a base de fórmulas y te salen automáticos, no tiene mayor complicación, al igual que detallar los ingresos y gastos. Mi consejo es que uses un plan contable detallado para que luego salga el desglose lo más detallado posible.
Como veo que estás en el departamento financiero, me centraré en ello:
Si comentas más detalles puedo darte mi punto de vista. De todas formas, los departamentos de estructura suelen estar bastante desbordados, hay un desconocimiento muy alto de la productividad de cada empleado (esto hace que tengas empleados tomándose 4 cafés al día y otros que hacen 3 horas extras diarias...) y al ser puramente un gasto para la empresa, siempre se tiende a pagar lo menos posible y a tener el mínimo de gente necesaria para el funcionamiento de la empresa xd
#12 Un error que cometen las empresas es meter a alguien de compras a facturar
pero de compras que realiza compras o facturación de proveedores??
#11 Su sector? Quién haría todas las funciones que comenté de contabilidad?
#10 bien tú crees? Igual es que no he explicado o no ha quedado claro que somos 3 actividades totalmente distintas y solo una estructura de administración.
Lo único que lo hacemos es pedir a proveedores y gestionar compras (solo las contabilizamos). Como harías la estructura? Quién recoge facturas y cambia nombres de archivos y ordena todo en el servidor.
#13 Bueno, matizo, depende del volumen de la empresa y de sus necesidades.
Normalmente, el departamento de compras suele estar desbordado y tienen muchísimo volumen de trabajo. Por poner un ejemplo, comprar vuelos para dirección o estructura lleva muchísimo tiempo (y suele ser un trabajo ajeno a lo que deberían hacer xd). El departamento debería estar enfocado en buscar las compras al mejor precio y para no sobrecargar al departamento, no puedes (o no deberías) cargarles a mayores la facturación emitida y todo el control porque al final el departamento funcionará de forma ineficiente.
Por ejemplo, en mi caso, el departamento de compras a parte de llevar toda la comunicación con proveedores, compras y demás, le facilita al departamento financiero todas las facturas recibidas para su contabilización, pero ahí se acaba su labor con el departamento financiero
#14Nineball:Su sector? Quién haría todas las funciones que comenté de contabilidad?
Metal. yo estoy en oficina técnica pero toco administración tb y he currado bastante en admón en otros sectores.
Para mi un contable debe realizar los asientos de tesorería, y el resto de asientos, amortizaciones, etc NO de clientes y proveedor (fras), preparar balances, preparar fiscalidad, informes etcc que presenta el financiero
#14Nineball:Quién recoge facturas y cambia nombres de archivos y ordena todo en el servidor.
el primer trabajador que te he puesto yo
pero vamos cada empresa es un mundo y nio hya forma mala de organizarse mientras todo este equilibrado
#15TigerT-:Por ejemplo, en mi caso, el departamento de compras a parte de llevar toda la comunicación con proveedores, compras y demás, le facilita al departamento financiero todas las facturas recibidas para su contabilización, pero ahí se acaba su labor con el departamento financiero
claro, es lo lógico, pero según qué sector hay que cotejar material, dar entrada y facturar tb para pasarlo mascado a en este caso el contable, que se quitaria la labor de contabilizar la compra no se si me explico
#17 No te había entendido. Si, compras suele cotejar el material junto a IT y darle entrada al material (normalmente en un ERP). A partir de ahí es financiero quien hace los movimientos de almacén/stock y quien los da de baja cuando se factura. Pero lo de contabilizar la factura recibida no lo veo, para mi debe ser financiero quien se ocupe de esta labor pero bueno, todo depende de la empresa, de la carga de trabajo de los departamentos...
Es que yo lo veo también fácil pero para que entendáis el sinsentido que veo aquí imaginaos no un erp sino 3. Uno de una actividad, otro de otra y ninguno está conectado con el que utiliza el departamento de administración y financiero porque parece que es algo que no hay que atender ahora y se puede perder información.
Imaginaos como me llega a mí todo. Estoy frustradisimo. Y menos mal que soy rápido y me considero un gran trabajador. Estuve años en una asesoría. Pero es que el volumen de esta empresa como está todo y la cantidad de cuentas, prestamos y tema financieros, además de la exigencia de informes, es bastante superior.
Ahora mismo estoy seguro que sin mí no hay contable que te venga aqui a hacer esto. Pongo la mano en el fuego. Hasta el asesor fiscal me ha hablado en plan condescendiente: oye has aguantado 3 meses ya...
El creo que salto de alegría al quitarse la contabilidad está.
#21 un buen programa de gestión es que te vale 250000 euros. Le digo eso a mi jefe y se descojona vivo. Estamos usando a3erp y no parece que esté especializado en la actividad. Es que las actividades se las traen también. Ojalá fuera comprar y vender material de lo que sea.
Estamos hablando de una red enorme de máquinas Vending con sus informaciones de cada maquina que van a un programa específico. Imaginate en cada ubicación un canon / comisión encima. La contabilidad está se la das a un recién titulado y se tira por un puente o monta una peluquería.
#22 puedes probar con uno a medida, no tieen porque ser una hiperconocido o una firma grande
hoy en dia andar con tarstos pues...
yo salte de una erp cojonuda a sage no te digo más..el mundo al revés
#23 mi cuñada trabaja en alimentación de hoteles y tal y tienen Sap y de lujo. Le explico lo que pasa aquí y se echa las manos a la cabeza. Encima son más personas incluso teniendo buena gestión.
Estoy aguantando pero es cierto que te va quemando y quemando porque cada día es una carrera de 42 km, no hay relajación.
A mí no me cabe en ninguna cabeza que tú hagas compras y no se cree el asiento automático cuando meten datos de la factura en algún sitio. No me cabe en la cabeza que las comisiones no se automaticen y vuelquen al erp. No me entra en la cabeza tantas cosas...
Las compras como las lleváis ustedes? Se crea una 4009 a la espera de factura con unos precios que tengas por artículo y cuando llega verificas y se crea de 4109 a 400 de cada proveedor. Yo es que no lo veo ni difícil.
te entiendo, yo donde curre 13 años me cargue con el rollo de modernizar el proceso porque andaban anclados en los 70, a saco de papel pijama, la gente no quería ni sabia hacer más que lo suyo, no usaban casi el excel, etc
puff fue duro
me marché, pero 13 años
#25 no te lo pierdas que "la de pagos" que no hace nada, vas al despacho de la tipa y le dices oye el pago de esto y tal....se gira, va a una libreta gigante que tiene y donde grapa correos o facturas a las hojas para ir organizándose. Se puede ser más penoso me cago en la puta? No sabe ni que es un Excel o una tabla dinámica.
Hostias esa es otra, que si encima estamos mal en eficiencia resulta que el jefe como es fan de la manzanita tiene Apple en todos lados. Yo entre y lo intenté pero exigí Windows si o si. Es que es para mear y no echar gota.
Yo me las he ingeniado para a hacer de cada proceso una tabla Excel con lo que necesite para comisiones, para compras, para gastos. Que hay clientes nuevos? Ni me los facilitan, me hice un buscar v por NIF y otro Excel de importación al a3erp de datos para hacerlos masivamente y a correr.
Te digo, si me voy yo de aquí me gustaría ver al siguiente jajaja
Creéis que podría de alguna manera sugerir que compras y gastos no los meta yo en contabilidad? Sino que debería estar enfocado a análisis, conciliación, informes, etc?
Que haríais en mi caso?
#27 es que no siendo una comercial o un sector industrial es complicado pasar los gastos de compras fuera del puesto de contabilidad pura y dura
Puedes intentarlo con el de las fras, porque con la vieja ni de palo vas a conseguirlo
Chicos no se que hacer porque las condiciones económicas no son malas del todo, pero no es normal que hoy me pegue casi 4 horas para cuadrar una 465 de nominas porque hay 2000 situaciones distintas y auditores preguntando de todo. Tengo tanto curro que me da rabia que siendo un profesional como lo que soy no pueda dedicarle tiempo a conciliar partidas mientras contabilizo e ir revisando todo con mimo, porque es literalmente imposible hacerlo.
Aqui hay que pasar el A3Bank para que se pasen todos los movimientos de bancos, algunos manuales de otros bancos, pero en plan para los saldos de bancos y cuadrar gastos y demas. Pero no se puede tener todo perfectamente cuadradisimo, es imposible y no me gusta operar asi la verdad. Es imposible que un solo contable tenga el volumen de estas 7 empresas y encima con un ERP y no un programa contable como tal.
Estamos a día 22 y aun no tengo gastos y compras metidos del mes de mayo. Informe de como va el negocio / actividad (EBITDA) sobre el día 9 de junio. Sali del de abril hace 1 semana y media y en esta semana y media he ido cuadrando cosas o auditoria y ya estas metido en otro informe.
Es una puta locura con 45 bancos. Y mañana encima a preparar pagos. VIva la pepa! Pero claro, que hago si dudo que me igualen si quiera las condiciones economicas?
Hablando de lo que comentamos aqui hace unos días le puse al jefe de administración algún mensaje que recibi de ustedes y me dijo de reunirnos el viernes para tratar como deberia estar estructurado adminitración. Pero claro, es mi amigo de hace tiempo y se que quedara en "nos gustaria que fuera asi" pero a ver como se lo explicar al otro.
